(Nguồn: Thông
tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành
một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11
năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật
Hộ tịch, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 16/7/2020)
Điều 29. Cách
ghi Sổ, giấy tờ hộ tịch
1. Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã, công
chức làm công tác hộ tịch của Phòng Tư pháp, viên chức ngoại giao, lãnh sự (sau
đây gọi chung là công chức làm công tác hộ tịch) phải tự ghi vào Sổ hộ tịch,
giấy tờ hộ tịch. Nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét,
không viết tắt, không tẩy xóa; viết bằng loại mực tốt, cùng một màu; không dùng
các màu mực khác nhau; không dùng mực đỏ.
Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin để in
giấy tờ hộ tịch thì phải in bằng loại mực tốt, màu đen, không bị nhòe, mất nét
hoặc phai màu.
2. Sổ hộ tịch phải được đóng dấu giáp lai từ
trang đầu đến trang cuối cùng ngay từ khi mở sổ. Sổ được ghi liên tiếp theo thứ
tự từng trang, không được bỏ trống.
3. Số đăng ký trong năm phải được ghi liên
tục theo thứ tự, bắt đầu từ số 01 cho đến hết năm. Trường hợp chưa hết năm mà
hết sổ thì sử dụng sang quyển sổ khác và ghi tiếp theo số thứ tự cuối cùng của
sổ trước, không được ghi lại từ số 01.
Trường hợp hết năm mà chưa sử dụng hết sổ thì
cơ quan đăng ký hộ tịch được sử dụng tiếp sổ cho năm tiếp theo sau khi thực
hiện việc khóa sổ hết năm theo đúng quy định.
4. Số ghi trên giấy tờ hộ tịch của cá nhân
phải trùng với số thứ tự ghi trong Sổ hộ tịch theo quy định tại khoản 3 Điều
này.
5. Các cột, mục trong Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ
tịch phải được ghi đầy đủ, chính xác theo đúng hướng dẫn trong Sổ hộ tịch và
Thông tư này; ngày, tháng, năm được ghi theo dương lịch.
6. Việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản
án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền được ghi vào Sổ hộ tịch như
sau:
a) Việc thay đổi quốc tịch được ghi vào mục
Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh; việc thay đổi này cũng được ghi vào mục Ghi
chú trong các Sổ hộ tịch khác mà người thay đổi quốc tịch đã đăng ký hộ tịch;
b) Việc xác định cha, mẹ, con được ghi vào
mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh của người con;
c) Việc xác định lại giới tính được ghi vào
mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh của người được xác định lại giới tính;
d) Việc nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con
nuôi được ghi vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi và mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai
sinh;
đ) Việc ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp
luật, công nhận việc kết hôn được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký kết hôn;
e) Việc công nhận giám hộ được ghi vào Sổ
đăng ký giám hộ;
g) Việc tuyên bố hoặc huỷ tuyên bố một người
mất tích, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự được ghi vào mục Ghi chú
trong Sổ đăng ký khai sinh;
h) Việc tuyên bố hoặc huỷ tuyên bố một người
đã chết được ghi vào Sổ đăng ký khai tử.
7. Việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được
giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài được ghi vào Sổ hộ tịch như
sau:
a) Việc khai sinh được ghi vào Sổ đăng ký
khai sinh;
b) Việc kết hôn được ghi vào Sổ đăng ký kết
hôn;
c) Việc giám hộ được ghi vào Sổ đăng ký giám
hộ;
d) Việc nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ,
con được ghi vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con. Trường hợp người con đã được
đăng ký khai sinh, ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh tại Việt Nam thì Ủy ban
nhân dân cấp huyện có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký khai sinh,
ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký khai sinh;
đ) Việc nuôi con nuôi được ghi vào Sổ đăng ký
nuôi con nuôi;
e) Việc thay đổi hộ tịch được ghi vào Sổ đăng
ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc và ghi
chú tiếp vào Sổ đăng ký các việc hộ tịch khác;
g) Việc ly hôn, huỷ việc kết hôn được ghi vào
Sổ ghi chú ly hôn. Nếu việc kết hôn, ghi chú kết hôn trước đây thực hiện tại cơ
quan có thẩm quyền của Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm
thông báo cho cơ quan đã đăng ký kết hôn, ghi chú kết hôn để ghi chú tiếp vào
Sổ đăng ký kết hôn;
h) Việc khai tử được ghi vào Sổ đăng ký khai
tử.
8. Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch đang lưu
trữ Sổ hộ tịch có trách nhiệm thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định
tại khoản 6 Điều này ngay sau khi nhận được bản án, quyết định.
Trường hợp Sổ hộ tịch được lưu trữ tại 2 cấp
thì cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch nhận được bản án, quyết định, sau khi ghi
vào Sổ hộ tịch, có trách nhiệm thông báo tiếp cho cơ quan đang lưu trữ Sổ hộ
tịch còn lại để ghi vào Sổ hộ tịch, bảo đảm cập nhật đồng bộ.
9. Khi ghi vào Sổ hộ tịch, phải ghi theo đúng
nội dung của giấy tờ hộ tịch, hồ sơ ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công
dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài; những
nội dung trong Sổ hộ tịch có mà trong giấy tờ, hồ sơ hộ tịch không có thì để
trống, những nội dung trong giấy tờ hộ tịch có nhưng trong Sổ hộ tịch không có
thì ghi vào mục Ghi chú của Sổ hộ tịch.
Trường hợp nội dung thông tin hộ tịch trên
giấy tờ hộ tịch, Sổ hộ tịch chưa xác định được thì để trống, không được gạch
chéo hoặc đánh dấu.
Điều 30. Cách
ghi địa danh hành chính trên giấy tờ hộ tịch, Sổ hộ tịch khi có sự thay đổi
1. Khi có sự thay đổi về địa danh hành chính
thì phần ghi địa danh hành chính trên giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch được ghi
theo địa danh hành chính tại thời điểm đăng ký.
2. Khi cấp bản sao trích lục hộ tịch, phần ghi
địa danh hành chính trong bản sao trích lục hộ tịch phải theo đúng địa danh
hành chính đã đăng ký trong Sổ hộ tịch.
Phòng Nghiệp vụ 3